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Québec

Adjoint(e) administratif(ve)

Description

ABCP architecture, solidement implantée dans son milieu depuis bientôt 30 ans, est actuellement à la recherche d’une personne pour occuper un poste d’Adjoint administratif. Sous la supervision de l’Adjoint de direction, la personne titulaire du poste veille à supporter l’ensemble de l’équipe dans différentes tâches de secrétariat et d’administration. Elle assure également le bon fonctionnement du poste de réception de l’entreprise en offrant un excellent service à la clientèle, tant au téléphone qu’en personne, et en accomplissant les tâches inhérentes à cette fonction. Enfin, elle assure un support à l’équipe de la comptabilité dans l’exécution de différentes tâches à la demande de celle-ci.


Volet secrétariat (60%)

- Supporter l’équipe par la réalisation de divers travaux (saisie de données, classement, traitement de mémos, lettres, rapports) en assurant leur transcription, correction et mise en page.
- Veiller à la mise à jour constante du dossier des curriculum vitae du personnel professionnel et technique.
- Participer à l’élaboration des offres de services (planification, recherche d’informations, élaboration de gabarits de base, préparation de la documentation requise, etc.).
- Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau.
- Assurer la mise à jour de différentes bases de données.
- Faire des photocopies, des bordereaux, des étiquettes, etc.
- Réaliser différents mandats spéciaux à la demande des gestionnaires.


Volet service à la clientèle (interne et externe) (20%)

- Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer aux bonnes personnes. Prendre des messages, donner de l’information, etc.
- Accueillir les visiteurs en offrant un excellent service à la clientèle.
- Préparer et expédier les envois externes et coordonner les différents services de messagerie.
- Coordonner les demandes de réservation des salles de conférences et supporter les utilisateurs
avec le matériel technique disponible (visioconférence, pieuvre téléphonique, etc.).
- Préparer les salles de conférences pour les réunions (breuvages, matériel requis, visioconférence, etc.) et maintenir les lieux propres entre chaque réunion.
- Dépouiller le courrier reçu et procéder à l’affranchissement du courrier externe.
- Réserver des hôtels, voitures, etc. à la demande des collaborateurs.
- Coordonner la réservation des équipements disponibles pour le personnel (appareils photo, laser,
etc.)
- Réaliser toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat.


Volet support au département de la comptabilité (20%)

- Saisir des factures fournisseurs dans le système comptable et vérifier des pièces.
- Préparer des bordereaux de dépôt.
- Assurer un premier suivi auprès des clients concernant des factures impayées (valider si le client
a bien reçu la facture et sinon l’acheminer au client).

- Expédier les états de compte ou factures aux clients par la poste.
- Classer des factures.
- Vérifier la concordance des reçus avec les comptes de cartes de crédit, de taxis et de services de
messagerie de l’entreprise.
- Imprimer et traiter des rapports de photocopies.
- Supporter le département de la comptabilité dans le processus d’archivage des dossiers.


Caractéristiques personnelles

- Rigueur, autonomie et polyvalence.
- Attitude chaleureuse et empressée.
- Tact et discrétion absolue.
- Sens de l’organisation et de l’initiative.
- Capacité à gérer les priorités et à supporter la pression tout en maintenant sa concentration.
- Démontrer un intérêt pour les tâches cléricales et routinières.
- Éprouver autant de satisfaction dans les tâches solitaires que dans le travail d’équipe.


Qualifications recherchées :

- Diplôme d’études dans un domaine pertinent (critère essentiel).
- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit (critère essentiel).
- Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office 2010 (critère essentiel).
- Maîtrise du logiciel InDesign (représente un atout).
- Connaissance de l’anglais (représente un atout).


Ce que vous obtiendrez :

- Salaire et avantages concurrentiels.
- Environnement de travail agréable.
- Politique de mobilité et d’activité physique.
- Programme d’assurances collectives.


Pour postuler:

Veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation. Vous pouvez postuler en envoyant vos document à l'adresse rh@abcparchitecture.com.


Personne ressource :
Dany Blackburn, architecte senior associé Coordonnateur ressources humaines

 

Notes importantes :

Nous remercions toutes les personnes qui nous feront parvenir leur candidature. Cependant, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
La forme masculine utilisée dans cette annonce n’a que pour seul but d’alléger le texte et ne doit donc aucunement être perçue comme une mesure discriminatoire.

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